[현직자 인터뷰] 다른 이를 빛나게 해주는 숨은 공신, 비서

2019-11-19T14:45:51+00:002019. 11. 19.|

다른 이를 빛나게 해주는 숨은 공신, 비서

취재, 글/ 이예슬(dkqkxk424@naver.com)
취재/ 오효영(lisa4392@naver.com)
*본 인터뷰는 현직자의 요청으로 이름과 회사 명은 생략했음을 알려드립니다.

 흔히 드라마에서 비춰지는 비서의 모습은 정장에 또각 구두를 신고, 멋지게 일을 척척 해내는 커리어 우먼이다. 그렇다면 실제 그들의 생활은 어떨까? 또, 그들은 비서가 되기 위해 어떤 노력의 시간들을 거쳤을까? 비서를 꿈꾸거나 관심을 가졌던 사람들은, 현 비서가 들려주는 생생한 오피스 라이프에 주목해보자.

< 현직자 김OO 님과의 인터뷰 사진 >

 

[현직자 소개]

Q. 안녕하세요. 간단한 자기소개와 업무 설명 부탁드립니다.

A. 안녕하세요. 비서 업무를 담당하고 있는 입사 1년 차 김OO 사원입니다. 저는 해당 부서에서 회계업무와 각종 프로젝트 관리 업무를 맡고 있습니다.

 

Q. 비서라는 직업에 관심을 갖게 된 계기가 있나요?

A. 처음부터 비서가 되고 싶었다기보다는, 일반 사무직에 취업하고 싶다는 생각을 했었어요. 고등학교 3학년 때 대입을 준비하면서, 여러 직업들을 탐색해보며 나와 잘 맞는 직업은 무엇인지 생각해봤었어요. 그 과정에서 비서라는 직업을 알게 됐고, 꼼꼼하고 시간 약속을 잘 지키는 제 성격과 잘 맞을 것이라 생각했어요. 또, 원래 제가 하고 싶었던 사무 업무도 같이 할 수 있어서, 비서를 제 진로로 결정하게 되었어요.

 

[비서의 업무]

Q. 비서는 구체적으로 어떤 업무를 담당하나요?

A. 비서의 유형은 여러 가지가 있는데, 저는 전담 비서와 팀 비서를 같이 하고 있습니다. 가장 기본적인 업무로는 임원 스케쥴 관리와 출장 관리가 있고, 내방객 응대, 전화 응대 등의 업무도 합니다. 스케쥴 관리는 고정적이거나 미리 정해져 있는 일정을 취합하여 전달합니다. 팀 비서의 업무로는 부서 비품 관리 및 비용 처리 등 다양한 업무를 도맡아 하고 있습니다. 또, 월말과 월초에는 예산 마감을 하고 집행을 다시 하는 업무가 추가로 생겨, 그 시기엔 더 바쁜 편입니다.

 

Q. 출근하면 보통 하루의 일과는 어떤가요?

A. 아침에 출근하면 제일 먼저 담당 임원 분에게 신문과 물을 준비해드려요. 그리고 요일마다 정해져있는 각종 회의를 준비해요. 회의 준비로는 각 부서의 업무보고 자료를 취합하고, 회의실에 차를 준비합니다. 회의가 끝나면 오늘 해야 할 업무들을 정리하여 우선순위를 정하고 업무를 해요. 그날의 업무를 다 하면, 퇴근하기 30분 전에 임원 집무실 청소와 필요한 비품을 채우고 퇴근을 합니다.

 

Q. 비서에게 필요한 자질이나 마음가짐은 무엇이라고 생각하나요?

A. 비서에게 가장 필요한 자질은 상사에 대한 이해도와 빠른 상황 판단력, 기밀유지가 있습니다. 본인이 모시는 분을 제일 잘 알고 있어야 업무에 도움이 돼요. 담당 임원의 업무 스타일부터 성격, 사소한 입맛이나 취향을 알아두는 것이 좋습니다. 또, 최적의 업무 환경 조성을 위해서는 상황을 빠르게 판단하고 대처하는 능력도 필요해요. 기밀유지는 모든 직장인에게 기본이 되지만, 비서는 가장 최측근에서 보고 듣는 사람이기 때문에 기밀유지가 필수라고 생각합니다.

비서로서 필요한 마음가짐은 상처받지 않는 단단한 마음가짐이에요. 다른 사람들과 함께 일하는 집단생활을 하다 보면, 크고 작은 일로 상처를 받는 일들이 종종 생겨요. 나를 잘 모르는 타인의 말에 상처받지 않고, 한 귀로 듣고 흘려버리면 좋을 것 같아요.

 

Q. 업무에서의 고충이나 스트레스가 있다면 무엇인가요? 그것은 어떻게 해소하나요?

A. 회사를 다니면서 가장 스트레스 받는 부분은 ‘인간관계’에서 오는 스트레스인 것 같아요. 굳이 듣지 않아도 될 말을 들을 때도 있고, 사소한 것으로도 집요하게 괴롭히는 분들을 만나면 힘들죠. 이런 스트레스는 동료나 친구들과 맛있는 걸 먹고 수다 떨면서 풀어 버리려고 하는 편이에요. 저만의 소확행(소소하지만 확실한 행복)이라고 할 수 있죠. 특히 같은 직종에서 일하고 있는 동료들과 얘기하면 공감대 형성이 더 잘 돼서, 서로 더 편들어주고 위로해줘요. 또, 추가적으로 고충이 있다면 저희 회사는 출근 시간이 오전 8시로 이른 편이여서, 잠이 항상 부족해요. 그래서 여가 시간에는 잠을 충전하기도 하고, 헬스장에 가서 운동으로 해소하기도 해요.

 

Q. 이 일을 하면서 가장 보람된 순간이 있었나요?

A. 나를 인정해주는 상사와 좋은 동료와 함께 일하고 있다는 것을 느낄 때 가장 보람되는 것 같아요. 아직 연차가 오래되지 않았는데 ‘신입이 아닌 것 같다’라는 칭찬을 들은 적이 있어요. 짧은 말이지만, 저의 역량을 높게 보고 칭찬해주신 거니까 정말 기분이 좋았어요. 저를 인정해주는 상사와 동료가, 제가 일을 더 열심히 하는 원동력이 되는 것 같아요. 또, 저희 회사에는 여직원이 별로 없는데, 남자 직원 분들이 서툴러도 챙겨주시려고 노력해요. 저와 잘 맞지 않는 사람들도 분명 있지만, 좋은 사람들이 훨씬 많기 때문에 계속 함께 일할 수 있는 것 같아요.

 

Q. 앞으로 어떤 비서가 되고 싶으신가요? 앞으로의 계획은 무엇인가요?

A. 저라는 비서를 떠올리면, 현명하고 항상 열심히 하는 비서로 기억되고 싶어요. 아직 신입이기 때문에, 업무에 익숙해져 있다고 해도 실수할 때가 종종 있어요. 지금 다니는 회사에서 열심히 일하면서 업무를 저의 것으로 만들고 싶습니다.

개인적인 목표는, 비서라는 직업의 수명은 길지 않기 때문에 비서를 그만두고도 일을 할 수 있는 환경과 발판을 다져놓고 싶어요. 어학을 더 공부하거나 지금 있는 부서의 업무를 더 손에 익혀서, 사무직으로도 일을 계속 하고 싶어요. 또 비서로 일하고 있는 동안에, 기회가 된다면 CEO의 비서도 한 번 해보고 싶습니다.

 

[비서를 꿈꾸는 사람들에게]

Q. 비서 준비 과정을 자세히 듣고 싶어요.

A. 저는 비서로 진로를 결정한 후, 비서사무행정학과를 대학교 전공으로 선택했어요. 그래서 대학교에 다니면서 전공지식과 실무 경험을 쌓을 수 있었어요. 학교에서 운영하는 취업 프로그램과 모의 면접, 이미지메이킹 수업 등이 저에게 많은 도움이 되었어요. 지금 생각해보면 혼자 준비했으면 힘들었을 부분들을, 학교를 다니면서 잘 채워놓았다고 생각해요. 또, 학교 재학 기간 동안 컴퓨터 활용능력, 전산회계, 비서, 워드프로세서 등 필요한 자격증을 준비해놨었어요.

 

Q. 비서가 되려면, 비서와 관련된 과를 졸업해야만 할 수 있나요?

A. 보통 비서과를 졸업한 사람들이 많지만, 꼭 그런 것은 아니에요. 제 동료 중에도 항공, 호텔관광 등 다른 과를 졸업하고 취직한 사람들도 있어요. 이미 대학을 졸업했거나 뒤늦게 준비하는 분들이라도, 잘 준비한다면 충분히 기회는 있다고 생각해요.

 

Q. 기억에 남는 면접 질문이 있나요?

A. 면접 질문 중에서 기억에 남는 질문은 ‘상사가 부도덕한 행동을 한다면 어떻게 대처할 것인가?’라는 질문이었어요. 질문을 받은 당시에는 당황스러웠지만, 지금 생각해보면 비서에게 상황 대처 능력이 필요하기 때문에 나온 질문인 것 같아요. 자신에게 예상치 못한 상황을 생길 것을 생각해보고, 그것에 스스로가 어떻게 대처할 것인지 생각해보면 좋을 것 같아요. 이런 질문 이외에는 ‘비서로서 가장 중요한 덕목은 무엇이라 생각하는가?’, ‘자신의 장점 외에 남들과 다른 강점을 말해보라’와 같은 질문들이 있었어요.

 

Q. 비서를 준비하는 사람들에게 도움이 될 만한 이야기가 있다면, 무엇일까요?

A. 취업을 앞두고 있는 준비생에겐 현실적인 조언이 도움이 될 것 같아요. 먼저, 가능하면 자격증은 꼭 준비하셨으면 좋겠어요. 저도 학교 다니면서 자격증을 준비해놨었는데, 요즘의 취업 시장에서는 1-2개의 자격증은 기본인 것 같아요. 저와 함께 면접을 본 면접자가 자격증이 없었는데, 면접관이 왜 자격증이 없는지 질문했었어요. 자격증은 노력의 결과를 보여주기도 하고, 그 업무를 잘 할 수 있다는 것을 증명하는 것이기 때문에, 가능하면 자격증은 꼭 준비하는 것이 좋다고 생각해요.

또, 여러 사이트에서 취업이나 회사에 대한 정보를 얻는 것을 추천해요. ‘비서 백서’라는 인터넷 카페에서 입사 교육이나 면접 팁을 알려주기 때문에, 여기서 정보를 얻는 것도 좋은 방법이 될 수 있을 것 같아요. 또, 잡코리아나 워크넷 같은 사이트에서 자신이 지원할 회사에 대한 정보도 미리 얻으셨으면 좋겠어요. 취업하면 최소한 몇 년은 몸담고 있을 회사이기 때문에, 근무 환경이나 분위기가 자신에게 맞을지 확인해보는 과정도 필요하다고 생각해요.

 

Q. 마지막으로, 비서를 꿈꾸는 이들에게 조언 한 마디 해주세요.

A. 드라마나 매체에 비춰지는 모습만 보고 비서라는 직업을 택하기보다는, 자신의 성격과 적성을 고려하고 선택했으면 좋겠어요. 비서라는 직업이 TV에서는 너무 비현실적인 모습으로만 비춰질 때가 많아 가끔 속상할 때가 있어요. 비서는 막 대해도 되는 직업도 아니고, 드라마에서처럼 멋지게 꾸며진 직업도 아니에요. 상사의 업무적 능률을 더 높일 수 있게 서포트해주는 똑같은 일반 회사원이라고 생각해요. 자신의 성향과 비서라는 직업에 대해 깊게 생각해보고 진로를 결정하시길 추천합니다.